Специалист группы контроля и делопроизводства в подведомственное учреждение Минтруда Обязанности: Напоминания - о Днях

Специалист группы контроля и делопроизводства в подведомственное учреждение Минтруда

Обязанности:
Напоминания
- о Днях рождения и личных делах;
- о рабочий задачах (звонки, отправить и т.д.);
- об отпуске, подготовка заявление на отпуск.
Оформление постоянного пропуска на авто.
Логистика / командировки
- регистрация на мероприятия (заполнение/подача заявки, получение пропуска, планирование логистики);
- заказ такси;
- покупка билетов (авиа, жд);
- оформление задания на командировку;
- заказ гостиницы;
- подготовка отчета о командировке.
Организация совещаний
- заявка пропусков для участников;
- распечатка материалов к совещаниям (~ 5 совещаний в день);
- приглашение участников совещания, прикрепление ссылки, рассылка материалов, бронирование аудитории для совещаний;
- встреча внешних гостей;
- ведение внешних совещаний (уточнение ссылки, повестки, приглашение коллег);
-подключение ВКС;
- приготовить чай/кофе;
- организация демонстрации у Министра и отправка материалов;
- напоминание об окончании совещания.
Протокольная работа и постановка поручений на контроль
- ведение реестра протоколов;
- постановка в систему поручений на контроль;
- расшифровка рукописных резолюций (при необходимости);
- подготовка отчетов об исполнении протокольных поручений;
- направление исполнения поручений в ФОИВ;
- проверка статуса задачи (уточнение статуса готовности той или иной задачи).
Работа с почтой
- подписание документов в СЭДО.
Распечатка
- распечатка для Директора от коллег;
- распечатка по заданию Директора.
Закупки
- ведение «кошелька» и закупка воды, чая, к чаю, мелочей, личные покупки;
- покупка и доставка подарков;
- отправка курьером.
Участие в проведении корпоративных мероприятий и внешних активностей.
Требования:
• Высшее законченное образование (приоритет ГМУ, юриспруденция, экономика
• Приветствуется дополнительное образование в области документационного обеспечения
• Опыт работы от года в обеспечении административной, организационной, личной поддержки руководителя или команды
• Навыки тайм-менеджмента, безупречная организованность, способность работать в режиме многозадачности, высокая стрессоустойчивость и отличные коммуникативные навыки. Необходимы знания делового этикета, документооборота, владение офисными программами и способность работать с информацией.
• Знание основ электронного документооборота (обязательно)
• Внимательность к деталям, стрессоустойчивость, умение расставлять приоритеты.

Условия:
• Оформление по ТК РФ
• Заработная плата 80 000 на руки
• Офис в шаговой доступности м. Тверская, м. Пушкинская
Резюме и вопросы ya_buzaeva@vcot.info