Таблицы или сервисы финучета для разнесения выписок?

Что лучше для разнесения банковских выписок: таблицы или сервисы финансового учета?

Давайте разберем.

Сразу скажу: если выбирать между Excel и Google Таблицами, то, на мой взгляд, проще выбрать Google Таблицы. Почему? Потому что в Google Таблицах можно настроить интеграцию с личным кабинетом банка, и на рынке есть немало технических специалистов, которые умеют это делать.

Поэтому дальше я буду сравнивать именно Google Таблицы и сервисы финансового учета.

Теперь давайте посмотрим, что вообще нужно сделать технически, чтобы банковская выписка автоматически разносилась хотя бы процентов на 90.

Нам нужно составить справочник статей, создать автоправила для разнесения выписки по статьям, собрать архитектуру отчета о движении денежных средств и сделать промежуточные аналитические отчеты, которые помогут этот отчет анализировать.

Например, горизонтальный и вертикальный анализ, динамику остатков денежных средств, концентрацию рисков внутри контрагентов.

Все это можно сделать и в таблицах, и в сервисах финансового учета.

В Google Таблицах можно автоматически выгружать выписку, составить справочник статей, создать автоправила, собрать отчет о движении денежных средств и любые промежуточные аналитические отчеты. Но здесь, как правило, уже нужны дополнительные технические решения: скрипты, настройка логики, иногда особая механика расчета остатков на начало. То есть таблицы это умеют, но, чтобы довести их до уровня удобного инструмента, нужно довольно много донастроек.

Сервисы финансового учета, по сути, могут все то же самое. Но разница, на мой взгляд, в другом.
Первое важное отличие в наших реалиях - это доступ к Google Таблицам. Сейчас он связан с определенными техническими сложностями, а сервисы доступны по умолчанию.

Второй момент - надежность. При загрузке банковской выписки в таблицы неминуемо возникают данные, в том числе персональные. И с учетом последних изменений в законодательстве это уже выглядит не самым безопасным вариантом. В то время как сервисы финансового учета изначально строятся как более защищенная среда для хранения таких данных.

Третий момент - стабильность работы. Как бы хорошо ни была настроена таблица, все равно у нее выше риск, что где-то не сработает скрипт, слетит формула или потеряется логика настройки. У сервиса в этом смысле выше устойчивость: есть готовая система, техподдержка и понятная логика работы.

И еще один важный плюс сервиса - интерфейс. Предпринимателю гораздо проще воспринимать данные о финансовом состоянии компании в понятном, красивом и дружелюбном интерфейсе, где интуитивно ясно, куда нажать и как посмотреть нужный показатель.

Что касается стоимости, то средняя цена блока ДДС в сервисах финансового учета обычно находится в диапазоне 2-4 тысяч рублей в месяц. На мой взгляд, это вполне посильная стоимость за порядок в данных и снижение риска кассовых разрывов.

Этим постом я не призываю вас к какому-то одному решению. Я просто делюсь своим взглядом и опытом. А вы выбирайте тот инструмент, который лучше подходит именно вам.

💬 Коллеги, напишите в комментариях, что выбираете вы: таблицы или сервис?

P.S. В основе программы «Финансовый директор: базовый уровень» - симулятор реального бизнеса в котором вы собираете три отчета один раз на таблицах и один раз в сервисе финансового учета. Такой путь позволит вам на практике понять разницу между таблицами и сервисом.

В нише «Строительство», вы собираете ОДДС, ОПиУ, баланс на основании одной плоской таблицы, все отчеты методом двойной записи, без балансирующих статей в балансе.

В нише «Онлайн‑школа», вы знакомитесь собираете учет на базе сервиса Финтабло, пробуете настроить интеграцию с 1C:УНФ.

Cтарт обучения - 6 апреля. Узнать подробнее о программе можно тут.

#Автоматизация #УправленческийУчет