Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»: Есть трудовой договор с механиком, разъездная работа по строительным объектам дл

Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»:

Есть трудовой договор с механиком, разъездная работа по строительным объектам для ремонта оборудования, ездит на своем ТС. Также планируется заключить трудовой договор с водителем для развоза грузов по этим объектам. Объекты заказчиков (застройщиков). Заправка с топливных карт работодателя. 

Какие договора с ними надо оформить на использование ТС и заправку? Можно ли оформить с ними договора аренды ТС без экипажа? Как учитывать ГСМ, если это личные ТС и будет тратиться топливо (остаток), купленное по топливным картам, на поездки в нерабочее время? Если оформить аренду без экипажа, но ведь сотрудники сами же на них будут ездить, то могут доначислить страховые взносы же? Какие риски?
Если работа сотрудника носит разъездной характер и он выполняет ее на своем личном автомобиле, то есть несколько вариантов, как оформить использование ТС в служебных целях.

Вариант1️⃣: Компенсация (Ст. 188 ТК РФ) 
Этот вариант используется, если работа сотрудника изначально носит разъездной характер (закреплено в трудовом договоре и должностной инструкции). 

Как оформить:
Заключаете Соглашение об использовании личного авто в служебных целях.
Потребуется заявление сотрудника, копия ПТС/СТС) путевой лист желателен, чтобы подтвердить использование авто в служебных целях, при этом штамп о медосмотре не нужен). Путевой лист обязателен при перевозке людей и грузов, если этого нет, то можно не оформлять путевой лист, а предоставить, например, отчет системы GPS мониторинга.
должностные инструкции, где указан разъездной характер работ.

Налоговый учет:
Расходы по налогу на прибыль и по УСН Д-Р принимаются в пределах лимитов, установленных для компенсации (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ):
📋Двигатель до 2000 куб. см — 2 400 руб. вмес.
📋Двигатель свыше 2000 куб. см — 3 000 руб. в мес.

Важно: В эти лимиты закладываются все расходы на эксплуатацию (износ, ГСМ, ремонт и т д). Если вы компенсируете сотруднику ГСМ по топливным картам, то в этом случае в расходах по налогу на прибыль данные затраты учесть нельзя, а есть риск признания суммы компенсации как доход сотрудника в целях исчисления НДФЛ и страховых взносов.

НДФЛ не облагается вся сумма компенсации , так как в главе 23 НК РФ лимитов для компенсаций нет.

Страховые взносы (в т.ч. на травматизм) также не начисляются в полном объеме (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

Вариант2️⃣: Аренда автомобиля с экипажем (Ст. 632 ГК РФ)

Между организацией и работником может быть заключен договор аренды личного автомобиля с экипажем. При такой форме договора управлять автомобилем может лишь сам арендодатель-работник. 
🗂️Для документального подтверждения расходов в виде арендной платы помимо договора понадобится акт приемки-передачи ТС. А для подтверждения платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля — акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Налоговый учет:
📋Аренда и оплата услуг управления учитываются в расходах по налогу на прибыль и УСН Д-Р (пп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
📋ГСМ, мойку, шиномонтаж можно учесть, если договором обязанности по их оплате возложены на арендатора. А вот страхование, техобслуживание и ремонт — учесть в расходах нельзя.

НДФЛ. С доходов работника в виде арендной платы и платы за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию организацией как налоговым агентом должен быть начислен и удержан НДФЛ (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
 
Страховые взносы. При аренде автомобиля с экипажем надо начислить страховые взносы (в том числе и на травматизм), но только на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Поэтому в договоре надо прописать отдельно вознаграждение за аренду и за управление ТС.