20.08.2026 09:05
Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»: Подскажите, пожалуйста, из эдо для хранения мы скачиваем первичные документы со в
Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»:
Подскажите, пожалуйста, из эдо для хранения мы скачиваем первичные документы со всеми техническими файлами, архивом, верно? Пдф-а не достаточно, я правильно понимаю?
Документ, регламентирующий работу с электронными архивами, — приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 года. Согласно ему разрешается хранить электронные документы не только на обособленных физических носителях, но и в специализированных информационных системах хранения документов. Также компании получили право передавать функции по ведению архива сторонним организациям, если такая возможность закреплена в их внутренних локальных актах.
Для организации электронного архива многие предприятия подключаются к сервисам ЭДО, где происходит не только обмен документами между контрагентами, но и есть возможность организовать облачное хранилище.
Важно понимать, что оператор ЭДО не берет на себя ответственность за сохранность ваших документов. Эта обязанность всегда остается за компанией.
В обязательном порядке хранению подлежат:
• документы делопроизводства;
• учетная политика;
• первичная документация;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
договоры.
Сроки хранения не зависят от того, в каком формате, бумажном или электронном, хранятся документы. Они едины для всех типов носителей.
В электронном архиве должны находиться только те документы, которые обладают полноценной юридической силой. Этот статус присваивается после подписания квалифицированной электронной подписью, которая по закону приравнивается к собственноручной.
Обычная сканированная копия бумажного документа — это не электронный документ. А вот документ, подписанный КЭП в системе ЭДО, считается полноценным оригиналом, и его содержимое не может быть изменено после заверения подписью.
Помимо основных документов, в архиве необходимо хранить технологические подтверждения от оператора, такие как квитанции об отправке, уведомления о получении, извещения о вручении контрагенту.
Эти файлы подтверждают факт обмена документацией и являются неотъемлемой частью документооборота.
Электронные документы хранятся столько же времени, сколько и бумажные. Основные нормативные акты, регулирующие эти сроки:
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019;
• Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учете;
• Федеральный закон № 125-ФЗ об архивном деле.
Срок хранения отсчитывается не с момента создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу. Под окончанием делопроизводства понимается год, когда документ был использован в работе в последний раз, например, для расчета налогов или составления отчетности.
Подскажите, пожалуйста, из эдо для хранения мы скачиваем первичные документы со всеми техническими файлами, архивом, верно? Пдф-а не достаточно, я правильно понимаю?
Документ, регламентирующий работу с электронными архивами, — приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 года. Согласно ему разрешается хранить электронные документы не только на обособленных физических носителях, но и в специализированных информационных системах хранения документов. Также компании получили право передавать функции по ведению архива сторонним организациям, если такая возможность закреплена в их внутренних локальных актах.
Для организации электронного архива многие предприятия подключаются к сервисам ЭДО, где происходит не только обмен документами между контрагентами, но и есть возможность организовать облачное хранилище.
Важно понимать, что оператор ЭДО не берет на себя ответственность за сохранность ваших документов. Эта обязанность всегда остается за компанией.
В обязательном порядке хранению подлежат:
• документы делопроизводства;
• учетная политика;
• первичная документация;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
договоры.
Сроки хранения не зависят от того, в каком формате, бумажном или электронном, хранятся документы. Они едины для всех типов носителей.
В электронном архиве должны находиться только те документы, которые обладают полноценной юридической силой. Этот статус присваивается после подписания квалифицированной электронной подписью, которая по закону приравнивается к собственноручной.
Обычная сканированная копия бумажного документа — это не электронный документ. А вот документ, подписанный КЭП в системе ЭДО, считается полноценным оригиналом, и его содержимое не может быть изменено после заверения подписью.
Помимо основных документов, в архиве необходимо хранить технологические подтверждения от оператора, такие как квитанции об отправке, уведомления о получении, извещения о вручении контрагенту.
Эти файлы подтверждают факт обмена документацией и являются неотъемлемой частью документооборота.
Электронные документы хранятся столько же времени, сколько и бумажные. Основные нормативные акты, регулирующие эти сроки:
• Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019;
• Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учете;
• Федеральный закон № 125-ФЗ об архивном деле.
Срок хранения отсчитывается не с момента создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу. Под окончанием делопроизводства понимается год, когда документ был использован в работе в последний раз, например, для расчета налогов или составления отчетности.