Как правильно уничтожить персональные данные в электронных базах Многие думают: нажал кнопку Delete, очистил корзину — и дело в шляпе.

Как правильно уничтожить персональные данные в электронных базах

Многие думают: нажал кнопку Delete, очистил корзину — и дело в шляпе. Но если к вам постучится Роскомнадзор, такая уборка не прокатит. Рассказываем, как нужно проводить цифровой клининг персданных.

📚 Чтобы подтвердить, что вы не храните лишнего, вам нужен комплект из двух документов: акт об уничтожении, выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе. Если данные жили и на бумаге, и в системе, выгрузка становится обязательным приложением к акту.

Акт составьте в произвольной форме (бумажная или электронная). В нем фиксируем всё: от ФИО членов комиссии до наименования системы, где хранили данные. Обязательно указываем способ, причину и дату уничтожения. Если акт бумажный — подписываем синей ручкой всей комиссией. Если электронный — используем УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись). Другой тип подписи возможен, только если вы заранее прописали это в своих ЛНА.

Выгрузку делает ИТ-службы. В логах системы должны быть четко видны: ФИО сотрудника, чьи данные удаляются, категории данных, причина и, конечно, дата. И акт, и выгрузку нужно хранить три года с момента уничтожения данных.

➡️ В Системе Кадры эксперты разъяснили, как работать с персданными, составили шаблоны документов, ответили на частые вопросы и подготовили инструкцию по определению категорию риска компании, от чего зависит частота проверок Роскомнадзора. Переходите по ссылке и изучайте материал через бесплатный демодоступ.

#документ #персданные
🟢 Подписаться на канал для кадровиков | Подписаться на канал в Max