Хранение документов: бумажные и электронные носители

📁 Хранение документов (на бумажном носителе, в электронном виде) Обществом при ведении финансово‑хозяйственной деятельности

🔒 Обязанность организаций по хранению документов установлена:
- ч. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ;
- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
- Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
📚 По ФЗ № 402‑ФЗ (п. 1 ст. 29) первичные учётные документы, регистры бухучёта, отчётность и аудиторские заключения хранятся по правилам архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного года.
💻 Электронные счета‑фактуры (в т. ч. корректировочные, исправленные), подтверждения ЭДО и извещения покупателей хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки (п. 10 Постановления № 1137, письмо ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).
⚠️ Согласно ФСБУ 27/2021, Письму Минфина от 28.12.2022 № 07-01-10/128798, бумажные документы бухучёта нельзя переводить в электронный вид для хранения - они хранятся в исходном формате.
⏳ По письму Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 окончанием документооборота считается год последнего использования СФ для расчёта налогов/отчётности. Срок хранения начинается с 1 января следующего года.
📋 Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 приведён перечень документов для хранения по видам, а также указан срок хранения документов.

💾 Способы хранения электронных документов перечислены в разд. 7.1 Методических рекомендаций по внедрению ЭДО в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации:
🖥 В архиве организации - в папках на компьютере, доступ к которому имеют определённые лица;
💾 На внешних носителях - документы записывают на флешки или внешний жёсткий диск и хранят в сейфе или другом защищённом месте;
☁️ В облачном архиве - возможно заключение соглашения с облачным сервисом для хранения документов в защищённом хранилище с ограниченным доступом;
🌐 В архиве оператора ЭДО - организация заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.

📝 Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 установлена обязанность регламентировать деятельность архива локальным нормативным актом, положением об архиве.
🏢 Структуру и содержание положения об архиве хозяйствующий субъект определяет для себя самостоятельно с учётом состава документооборота и специфики деятельности (п. 3 Правил от 31.07.2023 № 77).

📌 Положение об архиве определяет:
🔽 должности/подразделения для обязательной передачи документов;
🔽 перечень документов для хранения;
🔽 сроки/порядок передачи и выдачи;
🔽 формы учёта.
Дополнительно могут указываться:
🔽 полномочия работников архива;
🔽 меры по контролю за организацией хранения документов;
🔽 ответственность за нарушение/утерю, нарушение доступа к документам и т. п.

✅ С положением об архиве необходимо ознакомить:
-лиц, имеющих отношение к работе с архивом;
-лиц, ответственных за ведение архива (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
⏰ Положение об архиве вступает в силу:
- со дня его принятия работодателем;
- либо со дня, оговорённого в самом документе (ч. 7 ст. 12 ТК РФ).

✍️ А в бизнес-клубе "Налоги без фильтра" размещено готовое Положение о хранении документов в электронном виде!

📱 Чат для профессионалов в МАХ

🖥 Я в ВК

Налоговые изменения? Риски? Разберёмся вместе!
Вступайте в бизнес‑клуб «Налоги без фильтра».
✔️ Оставить заявку здесь