Как поступить с бумажными личными делами при переходе на кэдо?

Как поступить с бумажными личными делами при переходе на кэдо?

Переход на цифру — это всегда бодро и современно, пока мы не упираемся в старые добрые бумажные традиции. И главный вопрос тут: а что делать с пухлыми папками в сейфе, где личные дела, которые мы любовно собирали годами.

Не всякая программа КЭДО поддерживает систематизацию электронных документов в личные дела. Скорее всего, с переходом на электронный документооборот история ведения личных дел в организации завершится, ведь для 90% коммерческих компаний ведение личных дел — это не обязанность, а просто традиция. Исключение: государственные, муниципальные служащие, работники нотариальных контор и другие. Но для них действуют свои правила ведения личных дел, и с КЭДО эти дела не пересекутся.

🔖 Раз мы уходим в цифру, бумажные дела нельзя просто бросить, их нужно закрыть делопроизводством и отправить в архив.

Алгоритм действий:

⚪ издаем приказ по основной деятельности: прописываем, что в связи с переходом на КЭДО ведение личных дел в бумажном виде прекращается;
⚪ готовим «прощальную» справку: в конец каждого дела, которое вы закрываете, нужно вшить справку о закрытии дела в связи с переходом на КЭДО;
⚪ передаем в архив.

Зачем плодить лишние справки, если мы от них бежим? Обычно личное дело закрывается приказом об увольнении. Если его там нет — у архивиста или инспектора возникнет резонный вопрос: «Человек еще работает или вы документ потеряли?». Справка объясняет, почему дело обрывается на середине. Это приложение к вашему приказу, которое снимет все претензии при любой проверке.

➡️ Образцы приказа и справки о закрытии дела скачивайте в журнале «Кадровое дело». В статье эксперт также рассказала, что делать с личными карточками при переходе на КЭДО и как правильно вести электронный архив документов по личному составу.

#без_ошибок@tg_kdelo
🟠 Подписаться на канал для кадровиков | Подписаться на канал в Max